Proposta de classificação do Fundo escolhido

Oi pessoal,

Foi pedido para que escolhêssemos uma instituição para que fizessemos uma proposta de classificação dos documentos que ela possui, porém mais relacionado com o assunto que postamos aqui. Escolhemos o Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), focando nos pedidos de Auxílio-Doença. Segue abaixo a classificação que demos aos documentos:

Até mais!

Anatomia Documental

Tarefa em grupo 1

Olá pessoal,

Hoje traremos para o blog uma discussão sobre plano de classificação tipológico dos documentos do grupo e as análises das séries.

Até mais!

Anatomia Documental

Tarefa em grupo 3

Olá, neste post estarem fazendo a diferenciação de alguns conceitos da tipologia documental

a) Espécie e tipo: a espécie compreende o aspecto formal ao qual o documento corresponde, por exemplo uma ata. Já o tipo é a soma da espécie com a sua função, por exemplo uma ata de criação.

b) Série e tipo: não há um consenso entre esses dois conceitos, já que muitos autores usam os dois termos de maneira que fica difícil entender o seu significado. Observando as definições de série de diversos autores podemos concluir que esta é mais complexa pois compreende  documentos de um mesmo produtor, com o mesmo trâmite, função e características similares; enquanto que o tipo é uma definição focada na soma da espécie com a sua função.

c) Arquivo e coleção: a diferença entre os dois conceitos é a relação orgânica dos documentos. Enquanto que no arquivo há um vínculo entre os documentos e as atividades das quais eles resultam, a coleção pode derivar-se de diversas atividades que não possuam vínculo e não se aplica princípios como organicidade e ordem original.

d) Classificação e plano de classificação: a primeira se refere aos critérios para dividir e organizar documentos em grupos e categorias semelhantes observando métodos arquivísticos. O plano de classificação é o instrumento de trabalho que reflete esse trabalho de classificação.

e) Autenticidade e veracidade: autenticidade remete ao documento ser o que ele diz ser e ser feito por quem compete ser feito. Já a veracidade é relacionada ao conteúdo daquele documento, se sua informação é verdadeira ou não.

Tarefa em Grupo 2

Oi pessoal,

       Na atividade proposta da semana foi fazer uma análise tipológica de três séries documentais em três modelos diferentes. Segue abaixo as análises feitas nas séries: Requisição de exame, receituário e exame de endoscopia digestiva.

Modelo Proposto: Madrid

1 – Tipo Documental

1.1  – Denominação: Requisição de Exame

1.2  – Definição: Requisição de exame para formalizar a solicitação de exame

1.3  – Código: Não se aplica

1.4  Características Externas:

Gênero: Textual

Suporte: Papel A4

Formato: Folha Avulsa

Forma: Original

2 – Instituição Produtora: Hospital

3 – Destinatário: Maria Judith

4 – Legislação: Lei 12.842 de 10 e julho de 2013

5 – Trâmite: O paciente vai para a consulta; o médico solicita o exame, elabora o documento, o paciente apresenta o documento no laboratório e realiza o exame

6 – Documentos do Tramite: Não possui outros documentos

7 – Ordenação da Série: Cronológica

8 – Conteúdo:

Pessoas: Paciente Maria Judith Alves Aires e médico Renato Diniz Lins

Lugares: Brasília – Distrito Federal

Data: 11/05/2017

Assunto: Solicitação de exame ecográfico abdominal total

9 – Vigência Administrativa: até a realização do exame

10 – Destinação: Eliminação

1 – Tipo Documental

1.1 – Denominação: Receituário

1.2 – Definição: Receituário para prescrição de medicamento para tratamento de saúde

1.3 – Código: Não se aplica

1.4 – Características Externas:

Gênero: Textual

Suporte: Papel A4

Formato: Folha Avulsa

Forma: Original

2 – Instituição Produtora: Hospital

3 – Destinatário: Maria Judith

4 – Legislação: Lei 12.842 de 10 e julho de 2013

5 – Trâmite: O paciente vai para a consulta; o médico dá o diagnóstico e prescreve a medicação elaborando um receituário, o paciente apresenta o documento em alguma farmácia e pode adquirir o medicamento.

6 – Documentos do Tramite: Não possui outros documentos

7 – Ordenação da Série: Cronológica

8 – Conteúdo:

Pessoas: Paciente Maria Judith Alves Aires e médico Renato Diniz Lins

Lugares: Brasília – Distrito Federal

Data: 11/05/2017

Assunto: Solicitação de exame ecográfico abdominal total

9 – Vigência Administrativa: até a realização do exame

10 – Destinação: Eliminação

1 – Tipo Documental

1.1 – Denominação: Exame de Endoscopia Digestiva

1.2 – Definição: Exame de Endoscopia Digestiva para formalizar o diagnóstico da situação clinica digestiva do paciente

1.3 – Código: Não se aplica

1.4 – Características Externas:

Gênero: Iconográfico/ Textual

Suporte: Papel A4

Formato: Folha Avulsa

Forma: Original

2 – Instituição Produtora: Hospital

3 – Destinatário: Maria Judith

4 – Legislação: Lei 12.842 de 10 e julho de 2013

5 – Trâmite: O paciente vai para a consulta; o médico solicita o exame, elabora a solicitação do exame, o paciente apresenta o documento no laboratório, realiza o exame e posteriormente recebe o documento com o diagnóstico   

6 – Documentos do Tramite: Solicitação de exame

7 – Ordenação da Série: Cronológica

8 – Conteúdo:

Pessoas: Paciente Maria Judith Alves Aires e médico Renato Diniz Lins

Lugares: Brasília – Distrito Federal

Data: 11/05/2017

Assunto: Endoscopia digestiva

9 – Vigência Administrativa: Definido pelo médico responsável

10 – Destinação: Eliminação

Modelo Proposto: Lopez

Denominação do documento: Requisição de Exame

Fundo: Fundo Pessoal Maria Judith

Espécie: Requisição de Exame

Função: Formalizar a solicitação de Exame

Série: Requisição de exame para formalizar a solicitação de exame

Forma: original

Formato: folha avulsa

Suporte: papel

Gênero: textual

Validação: Carimbo com número de registro profissional e assinatura do médico responsável

Denominação do documento: Receituário Médico

Fundo: Fundo Pessoal Maria Judith

Espécie: Receituário

Função: Prescrição de medicamento para tratamento de saúde

Série: Receituário para prescrição de medicamento para tratamento de saúde

Forma: original

Formato: folha avulsa

Suporte: papel

Gênero: textual

Validação: Carimbo com número de registro profissional e assinatura do médico responsável

Denominação do documento: Exame de Endoscopia Digestiva

Fundo: Fundo Pessoal Maria Judith

Espécie: Exame de Endoscopia Digestiva

Função: Formalizar o diagnóstico da situação clinica digestiva do paciente

Série: Exame de Endoscopia Digestiva para formalizar o diagnóstico da situação clinica digestiva do paciente

Forma: original

Formato: Dossiê

Suporte: papel

Gênero: iconográfico/ textual

Validação: Carimbo com número de registro profissional e assinatura do médico responsável

Modelo Proposto: Zaragoza

Denominação do documento: Requisição de Exame

Produtor: Hospital/Médico

Código: Não se aplica

Definição: Requisição de exame para formalizar a solicitação de exame

Características físicas:

            •Gênero: textual

            •Suporte: papel

            •Formato: folha avulsa

            •Forma: original

Denominação do documento: Exame de Endoscopia Digestiva

Produtor: Hospital/Médico

Código: Não se aplica

Definição: Exame para diagnóstico do problema do paciente

Características físicas:

            •Gênero: iconográfico/ textual

            •Suporte: papel

            •Formato: dossiê

            •Forma: original

Denominação do documento: Receituário

Produtor: Hospital/Médico

Código: Não se aplica

Definição: Prescrição de medicamento para tratamento de saúde

Características físicas:

            •Gênero: textual

            •Suporte: papel

            •Formato: folha avulsa

            •Forma: original

Até mais!

Anatomia Documental

Fluxograma Postagem de Convidado

Oi pessoal,

       Para a análise do processo que é feito desde o convite até a postagem no blog de uma atividade feita por um convidado do professor da disciplina, foi feito o fluxograma que segue abaixo:

Até mais!

Anatomia Documental

Enganando a Daniella

Oi pessoal,

          Foi nos dado um desafio, conseguir enganar a Daniella Larcher, arquivista e perita em fraudes, além de que a atividade nos faz aprofundar também os conceitos de autenticidade e veracidade. Pois então, segue os documentos aos quais temos o objetivo de engana-la.


Boleto 1:

Boleto 2:

        

         E você é capaz de distinguir se os documentos são falsos ou verdadeiros?

Até mais!

Anatomia Documental

Visita ao Arquivo de Prontuários do Hospital Universitário de Brasília

Boa Noite,

Em 2017, com o objetivo de realizar um trabalho acadêmico para a disciplina “Arquivo Intermediário” (Ministrada pela professora Kátia), visitamos o arquivo de prontuários do Hospital Universitário de Brasília – HUB. A visita foi realizada junto aos colegas: Paulinho Marra (ARQ|MÍDIA); Thalles Morais (Arquivo em Foco); André Kaliu (La Casa del Archivo) e Ítalo Bruno (Aliança Diplomática). É importante ressaltar que a situação relatada a seguir está atualizada até o mês Novembro de 2017, e que este post foi realizado com a autorização dos meus antigos colegas de grupo.

O primeiro arquivo escolhido pela equipe de pesquisa foi o arquivo do Hospital Universitário de Brasília - HUB. Localizado na Avenida L2 Norte, quadra 604/605 da Asa Norte.  O hospital hoje tem como foco a realização de consultas e exames, quanto ao atendimento emergencial que já foi referência, atende apenas pessoas que residem nas proximidades da instituição.

No que se refere ao arquivo, é importante ressaltar que o HUB não tem um arquivo administrativo, a instituição conta apenas com um arquivo de prontuários localizado do ambulatório 1, corredor laranja do hospital. E a sua situação não é das melhores. O arquivo detém cerca de 400.000 prontuários ativos, e assim como a grande maioria dos arquivos brasileiros, possui enorme dificuldade em relação ao volume. O arquivo possui três depósitos, dois deles com prontuários sem nenhum tipo de tratamento e pouca verba para realizar qualquer tipo de trabalho.

Atualmente o arquivo conta com 14 funcionários entre servidores e terceirizados, além de uma profissional arquivista terceirizada. O acervo possui um sistema de arquivamento numérico e têm vários pedidos para consulta acadêmica, além de atender cerca de 700 a 800 usuários por dia, fora aqueles que são atendidos sem marcar exame anteriormente (os chamados “encaixes”). E a cada consulta marcada, os funcionários separam o prontuário com até dois dias de antecedência. E devido a esta alta demanda diária, os funcionários tem muita dificuldade em tratar a documentação antiga e elaborar maneiras de liberar espaço para os novos documentos que chegam a cada dia.

A situação física do principal acervo do HUB não é das melhores, além do acervo principal que já tem tratamento, o HUB tem mais dois depósitos que possuem prontuários nem nenhum tipo de classificação ou tratamento. A estrutura do arquivo não atende as reais necessidades do hospital, não existem ares-condicionados suficientes para manter a temperatura ideal para os documentos, tampouco um instrumento para o controle de umidade, o teto possui goteiras (vale citar que nenhuma delas afeta diretamente os documentos, mas isso é uma questão de tempo), a estrutura tinha várias aberturas para entrada de ar, e por isso, acabava por servir de abrigo para vários animais silvestres fugirem do frio e da chuva. Já foram encontrados diversos tipos de animais no acervo, a maioria deles gatos e alguns saruês, os funcionários relataram já terem visto fezes de gatos em cima das caixas de arquivo.

Hoje estas saídas estão fechadas e por isso, não entram mais animais lá, mesmo assim, os funcionários sempre tomam todo o cuidado necessário para lidar com esta situação. O ideal para o arquivo seria uma reforma total na estrutura do acervo, porém o prédio é tombado como patrimônio histórico, o que dificulta muito uma reforma profunda. Outra saída seria a mudança do acervo para outro setor, mas neste ponto o acervo para, mais uma vez, na falta de recursos.

Talvez um dos principais problemas encontrados no arquivo, sem dúvidas eram os prontuários perdidos. O arquivo possuía cerca de 60 demandas da ouvidoria em aberto, todas elas relacionadas a queixas de pacientes em relação aos prontuários perdido, muitas vezes por conta do médico usar o prontuário durante o atendimento e entrega ao paciente ao invés de devolver ao acervo e na maioria das vezes o paciente acaba perdendo o prontuário e retorna ao acervo a procura do mesmo. Para entendermos um pouco do tamanho do problema, recentemente um paciente entrou na justiça contra o HUB pleiteando o montante de 150.000R$ (Cento e Cinquenta Mil Reais) de indenização.

 É importante ressaltar que grande parte desse problema é responsabilidade dos próprios médicos do hospital que, muitas vezes não devolvem o prontuário do paciente ao arquivo. Existem relatos de médicos que até entregam prontuários aos próprios pacientes, funcionários que encontram prontuários jogados em paradas de ônibus, na rua, etc. O arquivo relatou que já realizou vários programas de conscientização, porém ainda é muito difícil desconstruir uma cultura tão enraizada na cabeça dos demais funcionários do hospital. Mesmo com essa dificuldade, o arquivo afirma que hoje, relatos de perda de prontuários são geralmente casos isolados, sem a frequência de outros tempos.

Com o início do trabalho de gestão de documentos comandado por uma arquivista, o acervo do HUB começou a melhorar, iniciaram uma organização separando óbitos e prontuários de pacientes que não retornaram para novo atendimento até 2006, montando um “pré-intermediário”, para assim liberar mais espaço nas estantes e ter um controle de eliminação, onde pela norma do Conselho Federal de Medicina autoriza a eliminação de prontuários a partir de vinte anos desde a última consulta do paciente, contando que, o prontuário esteja digitalizado e microfilmado, entretanto, o Arquivo Nacional até então não se posicionou em relação a tal norma, mas a partir de uma consulta feita pela arquivista do acervo através de um e-mail ao Arquivo Nacional, obteve a resposta de que não é autorizada a eliminação, sendo obrigado a guardar e consequentemente ocupar mais espaço do acervo até obter uma posição concreta do Arquivo Nacional.

 Para organizar os prontuários que estavam sem tratamento ou classificação, foi feito uma escala entre os funcionários para a organização dos mesmos, listando e relacionando um por um, ao longo de três anos o acervo está chegando à marca de 42 mil prontuários listados, organizados e lançados em uma planilha do Excel, conseguindo então responder várias demandas da ouvidoria a respeito de prontuários perdidos. Os funcionários ainda continuam com o trabalho, pois até então existem bastante caixas com prontuários a serem listados e organizados.

O Hospital Universitário de Brasília, por mais que tenha diminuído consideravelmente o número em atendimentos, ainda continua atendendo pacientes  em caso emergencial, onde a maioria não tem histórico de  atendimento, então o mesmo fica em observação e se caso a sua necessidade ultrapassar 24 horas, obrigatoriamente é aberto um prontuário, caso seja inferior a 24 horas é gerado a GAE (Guia de Atendimento Emergencial), onde fica registrado informações sobre o paciente e sua emergência em atendimento, a partir de então a GAE é enviada ao acervo, gerando o acumulo de caixas. Começaram então por precaução a digitalizar todo documento da GAE após dois anos do atendimento, para dar inicio a eliminação do documento físico e guardar o digitalizado e para isso precisam sempre estar em comunicação com os funcionários de informática para ter a certeza de que os documentos digitalizados estarão seguros. Até então, os funcionários do acervo esperam que futuramente quando possuir uma tabela de temporalidade do acervo e houver um aval do Arquivo Nacional, possa dar início ao processo de eliminação de documentos.

O acervo teve uma grande melhoria nos últimos dois anos em comparação ao que era, mas mesmo assim continuou o desaparecimento de prontuários, em menor quantidade, pois segundo a arquivista do acervo, o número de prontuários perdidos era enorme e a partir do início da organização dos documentos foram encontradas grande parte dos prontuários, mas algumas vezes ocorria o sumiço de alguns, de acordo com o trabalho de organização foram encontrados e poucos continuaram desaparecidos até hoje.

Ainda existem bastante problemas e necessidades no acervo do hospital, segundo a arquivista do acervo, eles necessitam de avanço na parte da informática, visam algo mais profundo, onde houvesse a disponibilização de um sistema próprio para serem lançados todos os prontuários, com espaços próprios para preencher o nome, prontuário, data da última consulta, data de nascimento e nome da mãe, para que desta forma haja uma melhor organização e facilitação no processo de busca e recuperação das informações dos prontuários médicos, mas infelizmente a informática do hospital não conseguiu aderir um modelo para facilitar o acesso pelo sistema e enquanto isso é usado planilhas do Excel para lançar e organizar todas as informações de prontuários no sistema.

Espero que tenham gostado, até a próxima.

Plano de classificação

Oi pessoal,

Hoje iremos mostrar o plano de classificação do nosso grupo, de acordo com o solicitado pelo professor, para ficar mais explicado, você pode conferir a base que seguímos para construir esse quadro, nesse link                        

Até a próxima, 

Beijos.

Anatomia Documental

Fluxograma

Boa noite pessoal,

Hoje elaboramos o fluxograma de um documento do próprio grupo (o vídeo da formação do nosso grupo) e de um documento do nosso foco de interesse (o receituário). O fluxograma representa a sequência operacional de criação desses documentos. Confiram:

 Até mais!


Anatomia Documental

Tabela Tipologia

Boa tarde,

no post de hoje apresentamos nossa atividade as tabelas com os tipos documentais apresentadas no texto LOPEZ, CUT.

Fundo	Espécie	Função	Tipologia
Anatomia Documental	Ata	Criação do grupo	Ata de criação do grupo
Anatomia Documental	Comunicado de alteração de denominação social	Registrar mudança do nome social do grupo	Comunicado de alteração de denominação social para registar mudança do nome social do grupo
Anatomia Documental	Ata	Criação em vídeo para apresentar o grupo	Ata de criação em vídeo para apresentar o grupo

Fundo	Espécie	Função	Tipologia
Acervo Pessoal – Maria Judith Alves	Receituário	Prescrição de medicamento para tratamento de saúde	Receituário para prescrição de medicamento para tratamento de saúde
Acervo Pessoal – Maria Judith Alves	Requisição de exame	Formalizar a solicitação de exame	Requisição de exame para formalizar a solicitação de exame
Acervo Pessoal – Laís Gomes	Controle de vacina	Manter o registro de histórico de vacinação	Controle de vacina para manter o registro de histórico de vacinação

Até a próxima!

Certificado

Boa Tarde,

no post de hoje, apresentamos o modelo de certificado que será entregue ao grupo que obter sucesso na atividade "Enganei a Daniela"

Até mais!