Boa Noite,
Em 2017, com o objetivo de realizar um
trabalho acadêmico para a disciplina “Arquivo Intermediário” (Ministrada pela
professora Kátia), visitamos o arquivo de prontuários do Hospital Universitário
de Brasília – HUB. A visita foi realizada junto aos colegas: Paulinho Marra (ARQ|MÍDIA);
Thalles Morais (Arquivo em Foco); André Kaliu (La Casa del Archivo) e Ítalo Bruno
(Aliança Diplomática). É importante
ressaltar que a situação relatada a seguir está atualizada até o mês Novembro de 2017, e que este post foi realizado com a autorização dos meus antigos
colegas de grupo.
O
primeiro arquivo escolhido pela equipe de pesquisa foi o arquivo do Hospital
Universitário de Brasília - HUB. Localizado na Avenida L2 Norte, quadra 604/605
da Asa Norte. O hospital hoje tem como
foco a realização de consultas e exames, quanto ao atendimento emergencial que
já foi referência, atende apenas pessoas que residem nas proximidades da
instituição.
No
que se refere ao arquivo, é importante ressaltar que o HUB não tem um arquivo
administrativo, a instituição conta apenas com um arquivo de prontuários
localizado do ambulatório 1, corredor laranja do hospital. E a sua situação não
é das melhores. O arquivo detém cerca de 400.000 prontuários ativos, e assim
como a grande maioria dos arquivos brasileiros, possui enorme dificuldade em
relação ao volume. O arquivo possui três depósitos, dois deles com prontuários
sem nenhum tipo de tratamento e pouca verba para realizar qualquer tipo de
trabalho.
Atualmente
o arquivo conta com 14 funcionários entre servidores e terceirizados, além de
uma profissional arquivista terceirizada. O acervo possui um sistema de
arquivamento numérico e têm vários pedidos para consulta acadêmica, além de
atender cerca de 700 a 800 usuários por dia, fora aqueles que são atendidos sem
marcar exame anteriormente (os chamados “encaixes”). E a cada consulta marcada,
os funcionários separam o prontuário com até dois dias de antecedência. E
devido a esta alta demanda diária, os funcionários tem muita dificuldade em
tratar a documentação antiga e elaborar maneiras de liberar espaço para os
novos documentos que chegam a cada dia.
A
situação física do principal acervo do HUB não é das melhores, além do acervo
principal que já tem tratamento, o HUB tem mais dois depósitos que possuem
prontuários nem nenhum tipo de classificação ou tratamento. A estrutura do
arquivo não atende as reais necessidades do hospital, não existem ares-condicionados
suficientes para manter a temperatura ideal para os documentos, tampouco um
instrumento para o controle de umidade, o teto possui goteiras (vale citar que
nenhuma delas afeta diretamente os documentos, mas isso é uma questão de
tempo), a estrutura tinha várias aberturas para entrada de ar, e por isso, acabava
por servir de abrigo para vários animais silvestres fugirem do frio e da chuva.
Já foram encontrados diversos tipos de animais no acervo, a maioria deles gatos
e alguns saruês, os funcionários relataram já terem visto fezes de gatos em
cima das caixas de arquivo.
Hoje
estas saídas estão fechadas e por isso, não entram mais animais lá, mesmo
assim, os funcionários sempre tomam todo o cuidado necessário para lidar com
esta situação. O ideal para o arquivo seria uma reforma total na estrutura do
acervo, porém o prédio é tombado como patrimônio histórico, o que dificulta
muito uma reforma profunda. Outra saída seria a mudança do acervo para outro
setor, mas neste ponto o acervo para, mais uma vez, na falta de recursos.
Talvez
um dos principais problemas encontrados no arquivo, sem dúvidas eram os
prontuários perdidos. O arquivo possuía cerca de 60 demandas da ouvidoria em
aberto, todas elas relacionadas a queixas de pacientes em relação aos
prontuários perdido, muitas vezes por conta do médico usar o prontuário durante
o atendimento e entrega ao paciente ao invés de devolver ao acervo e na maioria
das vezes o paciente acaba perdendo o prontuário e retorna ao acervo a procura
do mesmo. Para entendermos um pouco do tamanho do problema, recentemente um paciente
entrou na justiça contra o HUB pleiteando o montante de 150.000R$ (Cento e
Cinquenta Mil Reais) de indenização.
É importante ressaltar que grande parte desse
problema é responsabilidade dos próprios médicos do hospital que, muitas vezes
não devolvem o prontuário do paciente ao arquivo. Existem relatos de médicos
que até entregam prontuários aos próprios pacientes, funcionários que encontram
prontuários jogados em paradas de ônibus, na rua, etc. O arquivo relatou que já
realizou vários programas de conscientização, porém ainda é muito difícil
desconstruir uma cultura tão enraizada na cabeça dos demais funcionários do
hospital. Mesmo com essa dificuldade, o arquivo afirma que hoje, relatos de
perda de prontuários são geralmente casos isolados, sem a frequência de outros
tempos.
Com
o início do trabalho de gestão de documentos comandado por uma arquivista, o
acervo do HUB começou a melhorar, iniciaram uma organização separando óbitos e
prontuários de pacientes que não retornaram para novo atendimento até 2006,
montando um “pré-intermediário”, para assim liberar mais espaço nas estantes e
ter um controle de eliminação, onde pela norma do Conselho Federal de Medicina
autoriza a eliminação de prontuários a partir de vinte anos desde a última
consulta do paciente, contando que, o prontuário esteja digitalizado e
microfilmado, entretanto, o Arquivo Nacional até então não se posicionou em
relação a tal norma, mas a partir de uma consulta feita pela arquivista do
acervo através de um e-mail ao Arquivo Nacional, obteve a resposta de que não é
autorizada a eliminação, sendo obrigado a guardar e consequentemente ocupar
mais espaço do acervo até obter uma posição concreta do Arquivo Nacional.
Para organizar os prontuários que estavam sem
tratamento ou classificação, foi feito uma escala entre os funcionários para a
organização dos mesmos, listando e relacionando um por um, ao longo de três
anos o acervo está chegando à marca de 42 mil prontuários listados, organizados
e lançados em uma planilha do Excel, conseguindo então responder várias
demandas da ouvidoria a respeito de prontuários perdidos. Os funcionários ainda
continuam com o trabalho, pois até então existem bastante caixas com
prontuários a serem listados e organizados.
O
Hospital Universitário de Brasília, por mais que tenha diminuído
consideravelmente o número em atendimentos, ainda continua atendendo
pacientes em caso emergencial, onde a
maioria não tem histórico de
atendimento, então o mesmo fica em observação e se caso a sua
necessidade ultrapassar 24 horas, obrigatoriamente é aberto um prontuário, caso
seja inferior a 24 horas é gerado a GAE (Guia de Atendimento Emergencial), onde
fica registrado informações sobre o paciente e sua emergência em atendimento, a
partir de então a GAE é enviada ao acervo, gerando o acumulo de caixas.
Começaram então por precaução a digitalizar todo documento da GAE após dois
anos do atendimento, para dar inicio a eliminação do documento físico e guardar
o digitalizado e para isso precisam sempre estar em comunicação com os funcionários
de informática para ter a certeza de que os documentos digitalizados estarão
seguros. Até então, os funcionários do acervo esperam que futuramente quando
possuir uma tabela de temporalidade do acervo e houver um aval do Arquivo
Nacional, possa dar início ao processo de eliminação de documentos.
O
acervo teve uma grande melhoria nos últimos dois anos em comparação ao que era,
mas mesmo assim continuou o desaparecimento de prontuários, em menor
quantidade, pois segundo a arquivista do acervo, o número de prontuários
perdidos era enorme e a partir do início da organização dos documentos foram
encontradas grande parte dos prontuários, mas algumas vezes ocorria o sumiço de
alguns, de acordo com o trabalho de organização foram encontrados e poucos
continuaram desaparecidos até hoje.
Ainda
existem bastante problemas e necessidades no acervo do hospital, segundo a
arquivista do acervo, eles necessitam de avanço na parte da informática, visam
algo mais profundo, onde houvesse a disponibilização de um sistema próprio para
serem lançados todos os prontuários, com espaços próprios para preencher o
nome, prontuário, data da última consulta, data de nascimento e nome da mãe,
para que desta forma haja uma melhor organização e facilitação no processo de
busca e recuperação das informações dos prontuários médicos, mas infelizmente a
informática do hospital não conseguiu aderir um modelo para facilitar o acesso
pelo sistema e enquanto isso é usado planilhas do Excel para lançar e organizar
todas as informações de prontuários no sistema.
Espero que tenham gostado, até a próxima.
