a) Espécie e tipo: a espécie compreende o aspecto formal ao qual o documento corresponde, por exemplo uma ata. Já o tipo é a soma da espécie com a sua função, por exemplo uma ata de criação.
b) Série e tipo: não há um consenso entre esses dois conceitos, já que muitos autores usam os dois termos de maneira que fica difícil entender o seu significado. Observando as definições de série de diversos autores podemos concluir que esta é mais complexa pois compreende documentos de um mesmo produtor, com o mesmo trâmite, função e características similares; enquanto que o tipo é uma definição focada na soma da espécie com a sua função.
c) Arquivo e coleção: a diferença entre os dois conceitos é a relação orgânica dos documentos. Enquanto que no arquivo há um vínculo entre os documentos e as atividades das quais eles resultam, a coleção pode derivar-se de diversas atividades que não possuam vínculo e não se aplica princípios como organicidade e ordem original.
d) Classificação e plano de classificação: a primeira se refere aos critérios para dividir e organizar documentos em grupos e categorias semelhantes observando métodos arquivísticos. O plano de classificação é o instrumento de trabalho que reflete esse trabalho de classificação.
e) Autenticidade e veracidade: autenticidade remete ao documento ser o que ele diz ser e ser feito por quem compete ser feito. Já a veracidade é relacionada ao conteúdo daquele documento, se sua informação é verdadeira ou não.
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